昨今、介護業界にもDX・ＩＴ化やAIロボットの導入、日々作り出されるさまざまな種類・形式におけるビッグデータの活用などがようやく進みはじめたように見受けられます。
うれしい反面、もっと早い時期に、もっと速いスピードでこれらの浸透・普及が図れないものか…と思うことがあるのも事実です。また、事業者によってその差が大きいとも感じます。
今までアナログで行ってきた、介護業界の業務事例をいくつかご紹介します。
介護サービスを必要とする利用者様の身体機能や生活状況を調査する認定調査は、市区町村から業務委託を受けた調査員の方が紙のチェックシートを持参し、利用者様の情報を紙に書き込みます。そしてチェックシートを持ち帰り、認定調査会用の資料として再編集することを求められます。
事業者間のやり取りは、利用者様の細かな情報をやり取りすることで利用者様に合ったサービスを組み入れる・変更する為に欠かせないものです。少しずつメールが使用されはじめていますが、ＦＡＸ・電話といった連絡ツールを使用される事業者様の比率が依然として高いのが現状です。担当者のシフト次第では、連絡がつながるまで数日を要することも決して少なくありません。
事業所内での連絡・情報共有は、２４時間３６５日体制で利用者様の生活を支える介護事業者にとっては非常に重要です。引継ぎを行う職員の発言を他の介護士がメモをとる姿が常態化していることから連絡・情報共有のための時間となり、この情報をもとに何をすべきなのか？の考えを深めるための時間となっていません。
今後の人口動態や介護事業者に求められるルール・記録が毎年のように増加していることを考えると、生産性を飛躍的に向上させておかなければ、あらゆる負担が介護士または介護事業者に集中します。
このように利用者様の生活を支えるためという本来すべきこと以前に、以下のような問題があげられます。
・事業者に求められるルールや記録すべきことだけが増加し続ける
・事業者が実施しなければならない、研修・会議が毎年のように増えていく
・介護人材の高齢化によりDX・ＩＴ化が進まない
・労働生産人口の減少により介護士自体の確保が困難
・利用者様の生活を支えることに資源を投資できない
これらのことは、結局はお客様や生活の支援が必要な高齢者の方にとってQOL向上につながりません。
ケアーズサポート株式会社では、約３年前からDX・ＩＴ化を進め、生産性の向上に取り組みはじめています。
例えば介護士間の連絡・情報共有は、ＬＩＮＥのようなチャット機能を有したシステムを使用しています。
「××さん宛に●●様から連絡がありました。要件は…。折り返し電話をしてください」
「利用者●●様の褥瘡が快方に向かっています。画像を添付します。担当ドクター・ナースにも転送しています」
「新規で訪問介護サービスを提供する利用者様の情報です。こちらのＵＲＬから参照してください」
「秋季健康診断の時期を迎えます。受診対象者はこちらのＵＲＬから申込を行って下さい」
など、連絡・情報共有はデジタル化を駆使して行っています。介護士は出勤時に確認するので休日は仕事から解放され、連絡・情報共有を各自の出勤のタイミングに一括で収集できます。
また大きな特徴として入力方法があります。社内の連絡・情報共有においては音声入力を積極的に活用しています。パソコンの操作が不得手な介護士でも、タブレットやスマートフォンに向かって話をするだけなので、大幅な時間短縮にもつながります。誤字脱字もＯＫとし、社内での連絡・情報共有においては、誤字脱字の有無よりも、連絡事項に要する時間やストレスの軽減に重きを置きます。パソコンやそもそもデジタルが苦手…といった介護士も導入当初こそ不安そうでしたが、導入直後からその利便性を体験し、７０代の介護士もタブレットやスマートフォンがなければ仕事にならない状況になりました。
次に、多くの会社・事業者は紙に印刷された申請書を使用していると思いますが、ケアーズサポート株式会社では東花園、瓢箪山、川田と各施設での申請書はデジタル化しています。「公休希望」「有給の申請」「育休・介護休暇の申請」など、自社で作り上げたデジタル申請システムで、職場外でも常に申請できるようになっています。以前は、「申請書出したのですが…」「えっ、もらっていませんよ？」などのやり取りが散見されたのですが、今は全て申請の記録がパソコンで確認できるようになり、このようなやり取り自体がなくなりました。申請する側にとっても、申請内容を管理・対応する側にとっても、時間やストレスの軽減に大きく役立っています。
連携する事業者様との連絡・情報共有については、取引先事業者様の了承が得られれば、メールやビデオ会議システムを利用しています。メールであれば、取引先様ごとにＦＡＸを送信する必要はありません。また、取引先事業者様も利用者様宅を訪問しているなかで、事務所に戻るまで情報が確認できないようなことはありません。ビデオ会議になるとその効果はさらに大きいです。打合せ場所まで移動する物理的な時間をかけずに済むうえ、映像や動画もビデオ会議内で確認することもでき、相互認識がずれる心配もありません。最初はメールやビデオ会議の導入に積極的でなかった連携事業者の皆様にも大変喜んで頂いております。
他業種では当たり前のように導入されているDX・ＩＴ化ですが、ケアーズサポート株式会社でも積極導入から約３年が経過しようとしており、随分と仕事のやり方が変化しました。
同じことをやるにしても処理時間が大幅に削減され、いつどこでもできる、DX・ＩＴ化が進み、記録を保管するための印刷やファイリング、書類の整理が一切不要になる。これらは本当に大きなメリットにつながっています。
ケアーズサポート株式会社は、業務連絡や各種申請、打ち合わせなど、介護士が本来の業務に集中できるようDX・ＩＴ化を積極的に取り入れており、生産性の向上を目指しています。介護業界のDX・ＩＴ化による働き方の変革とともに、介護士のライフステージに合わせた多様な働き方を積極的に導入しています。
ケアーズサポート株式会社の採用情報は以下をご覧ください。